Vous vendez un appartement en copropriété et votre notaire vous réclame un « pré-état daté ». Ce document rassemble les informations financières et administratives que l’acquéreur doit recevoir avant de signer le compromis. Le vendeur peut le constituer lui-même, sans passer par le syndic, à condition de disposer d’un modèle fiable et à jour.
Pré-état daté et état daté : deux documents à ne pas confondre
Le pré-état daté intervient au moment de la promesse ou du compromis de vente. Il regroupe les pièces prévues par l’article L721-2 du code de la construction et de l’habitation, introduit par la loi ALUR. Son rôle : informer l’acquéreur sur la situation financière de la copropriété et du lot vendu avant la signature de l’avant-contrat.
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L’état daté, lui, arrive plus tard. Il est demandé par le notaire au syndic pour la signature de l’acte authentique. Ce document est régi par l’article 5 du décret du 17 mars 1967 et ne peut être établi que par le syndic en exercice.
La confusion entre les deux coûte cher. Beaucoup de vendeurs laissent le syndic produire le pré-état daté, alors qu’aucune obligation légale ne l’impose. Le syndic facture alors une prestation que le copropriétaire n’a pas commandée, et dont le montant varie largement d’un cabinet à l’autre. Préparer soi-même ce document à partir d’un modèle pré-état daté vierge word sur ImmoGuru évite cette facturation et permet de garder la main sur le calendrier de la vente.
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Contenu obligatoire du pré-état daté pour une mutation en copropriété
Le pré-état daté n’est pas un formulaire administratif officiel. Aucun format n’est imposé par la loi. En revanche, le contenu est encadré. Vous devez transmettre à l’acquéreur un ensemble précis d’informations et de documents.
La partie financière du lot vendu
C’est le coeur du document. L’acquéreur doit connaître la situation comptable du lot objet de la mutation. Un modèle Word bien structuré prévoit des rubriques pour chacun de ces éléments :
- Provisions exigibles du budget prévisionnel et des dépenses hors budget, avec le montant de la quote-part du lot
- Charges impayées sur les exercices antérieurs et sommes restant dues par le copropriétaire cédant au syndicat
- État des avances exigibles, dont l’avance de trésorerie (fonds de roulement) et les avances liées à un éventuel plan pluriannuel de travaux
- Montant du fonds de travaux ALUR attaché au lot, avec la mention que ces sommes ne sont pas restituées au vendeur lors de la vente
Cette dernière précision est devenue centrale. Le fonds de travaux est désormais obligatoire pour toutes les copropriétés depuis 2025. Les sommes versées restent acquises au syndicat de copropriétaires, quel que soit le changement de propriétaire.
Les documents à annexer au compromis
Au-delà des chiffres, le vendeur doit joindre plusieurs pièces au dossier. L’acquéreur ne peut pas exercer son droit de rétractation tant que ces documents ne lui ont pas été remis.
- Le règlement de copropriété et ses modificatifs publiés
- L’état descriptif de division et ses modificatifs publiés
- Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années
- Le carnet d’entretien de la copropriété
Un oubli dans cette liste ne bloque pas la vente, mais le délai de rétractation de l’acquéreur ne commence pas à courir. Le compromis reste fragile tant que le dossier est incomplet.
Rubriques souvent absentes des modèles anciens
Les modèles de pré-état daté qui circulent en ligne reprennent souvent la trame du questionnaire approuvé par le Conseil supérieur du notariat. Cette trame reste une base solide, mais elle ne reflète pas toujours les obligations récentes.
Deux rubriques méritent une attention particulière si vous téléchargez un modèle Word vierge pour le remplir vous-même.
DPE collectif et plan pluriannuel de travaux
Un modèle à jour devrait prévoir une rubrique dédiée au DPE collectif : existence du diagnostic, date de réalisation, classe énergétique attribuée à l’immeuble. Si un plan pluriannuel de travaux (PPT) a été adopté ou est en cours d’élaboration, cette information doit aussi figurer dans le document transmis à l’acquéreur.
Les modèles antérieurs à ces obligations n’intègrent pas ces rubriques. Remplir un modèle obsolète expose le vendeur à un dossier incomplet sans même qu’il s’en rende compte.
Fonds de travaux : préciser le caractère non récupérable
La ligne « fonds de travaux » existe dans la plupart des modèles. Elle indique le montant de la quote-part versée par le vendeur. Ce qui manque souvent, c’est la mention explicite que cette somme n’est pas remboursée au cédant lors de la mutation.
Pour l’acquéreur, cette information change la lecture du prix. Le fonds de travaux constitue une charge définitivement supportée par le vendeur, pas un actif transmis avec le lot.
Remplir un pré-état daté Word sans erreur de répartition
L’erreur la plus fréquente concerne la répartition des charges entre vendeur et acquéreur. Vous avez peut-être déjà payé l’appel de fonds du trimestre en cours au moment de la vente. Qui supporte quoi ?
La règle dépend du type de charges. Pour le budget prévisionnel, le vendeur paie les provisions jusqu’à la veille de la mutation. L’acquéreur prend le relais à compter du jour de la vente. Pour les travaux votés en assemblée générale, c’est la date d’exigibilité de chaque appel de fonds qui détermine la répartition, sauf clause contraire dans le compromis.
Un modèle Word bien conçu sépare ces deux catégories avec des lignes distinctes. Mélanger budget prévisionnel et travaux exceptionnels dans une même rubrique rend le document illisible pour le notaire et retarde la signature.
Pensez aussi à vérifier que le montant des charges courantes indiqué correspond au dernier budget voté en assemblée générale. Un décalage entre le budget affiché et les appels réellement émis par le syndic crée un doute que l’acquéreur ou son notaire relèvera systématiquement.
Le pré-état daté reste un document que le vendeur peut constituer seul, à condition de disposer de ses relevés de charges, des PV d’assemblée et d’un modèle structuré selon les exigences actuelles. Un document complet dès le compromis sécurise le délai de rétractation et évite les allers-retours avec le syndic qui ralentissent la vente.