Sie verkaufen eine Eigentumswohnung und Ihr Notar verlangt einen “Vorab-Datensatz”. Dieses Dokument fasst die finanziellen und administrativen Informationen zusammen, die der Käufer vor der Unterzeichnung des Kaufvertrags erhalten muss. Der Verkäufer kann es selbst erstellen, ohne den Verwalter einzubeziehen, vorausgesetzt, er hat ein zuverlässiges und aktuelles Muster.
Vorab-Datensatz und Datensatz: zwei Dokumente, die nicht verwechselt werden sollten
Der Vorab-Datensatz kommt zum Zeitpunkt des Versprechens oder des Kaufvertrags ins Spiel. Er umfasst die Unterlagen, die im Artikel L721-2 des Bau- und Wohnungsrechts vorgesehen sind, eingeführt durch das ALUR-Gesetz. Seine Rolle: den Käufer über die finanzielle Situation der Eigentümergemeinschaft und des verkauften Anteils vor der Unterzeichnung des Vorvertrags zu informieren.
Der Datensatz hingegen kommt später. Er wird vom Notar beim Verwalter für die Unterzeichnung der notariellen Urkunde angefordert. Dieses Dokument unterliegt dem Artikel 5 des Dekrets vom 17. März 1967 und kann nur vom amtierenden Verwalter erstellt werden.
Die Verwechslung der beiden kann teuer werden. Viele Verkäufer lassen den Verwalter den Vorab-Datensatz erstellen, obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung dazu gibt. Der Verwalter berechnet dann eine Dienstleistung, die der Wohnungseigentümer nicht in Auftrag gegeben hat, und deren Betrag von Büro zu Büro stark variiert. Das selbstständige Erstellen dieses Dokuments anhand eines leeren Vorab-Datensatz-Musters im Word-Format auf ImmoGuru vermeidet diese Kosten und ermöglicht es, den Zeitplan für den Verkauf selbst zu steuern.
Obligatorische Inhalte des Vorab-Datensatzes für eine Eigentumsübertragung
Der Vorab-Datensatz ist kein offizielles Verwaltungsformular. Es gibt kein vorgeschriebenes Format durch das Gesetz. Der Inhalt ist jedoch geregelt. Sie müssen dem Käufer eine präzise Reihe von Informationen und Dokumenten übermitteln.
Der finanzielle Teil des verkauften Anteils
Das ist der Kern des Dokuments. Der Käufer muss die buchhalterische Situation des Anteils, der übertragen wird, kennen. Ein gut strukturiertes Word-Muster sieht Rubriken für jedes dieser Elemente vor:
- Fällige Rücklagen aus dem Haushaltsplan und außerplanmäßige Ausgaben, mit dem Betrag des Anteils des Anteils
- Ausstehende Gebühren aus den Vorjahren und Beträge, die der veräußern Eigentümer dem Verband schuldet
- Stand der fälligen Vorschüsse, einschließlich des Vorschusses für die Liquidität (Betriebsfonds) und der Vorschüsse im Zusammenhang mit einem möglichen mehrjährigen Arbeitsplan
- Betrag des ALUR-Arbeitsfonds, der dem Anteil zugeordnet ist, mit dem Hinweis, dass diese Beträge dem Verkäufer beim Verkauf nicht zurückerstattet werden
Diese letzte Präzisierung ist zentral geworden. Der Arbeitsfonds ist seit 2025 für alle Eigentümergemeinschaften obligatorisch. Die gezahlten Beträge bleiben dem Verband der Wohnungseigentümer erhalten, unabhängig vom Eigentümerwechsel.
Die Dokumente, die dem Kaufvertrag beizufügen sind
Über die Zahlen hinaus muss der Verkäufer mehrere Unterlagen dem Dossier beifügen. Der Käufer kann sein Widerrufsrecht nicht ausüben, solange diese Dokumente ihm nicht übergeben wurden.
- Die Teilungserklärung und ihre veröffentlichten Änderungen
- Der beschreibende Teilungsplan und seine veröffentlichten Änderungen
- Die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre
- Das Wartungsbuch der Eigentümergemeinschaft
Ein Vergessen in dieser Liste blockiert den Verkauf nicht, aber die Widerrufsfrist des Käufers beginnt nicht zu laufen. Der Kaufvertrag bleibt fragil, solange das Dossier unvollständig ist.
Rubriken, die oft in alten Mustern fehlen
Die im Internet zirkulierenden Muster für den Vorab-Datensatz basieren oft auf dem Fragebogen, der vom Obersten Rat der Notare genehmigt wurde. Diese Vorlage bleibt eine solide Grundlage, spiegelt jedoch nicht immer die aktuellen Verpflichtungen wider.
Zwei Rubriken verdienen besondere Aufmerksamkeit, wenn Sie ein leeres Word-Muster herunterladen, um es selbst auszufüllen.
Gemeinsamer Energieausweis und mehrjähriger Arbeitsplan
Ein aktuelles Muster sollte eine Rubrik für den gemeinsamen Energieausweis vorsehen: Existenz des Gutachtens, Datum der Erstellung, dem Gebäude zugewiesene Energieklasse. Wenn ein mehrjähriger Arbeitsplan (PPT) angenommen wurde oder in der Erstellung ist, muss diese Information ebenfalls im Dokument an den Käufer enthalten sein.
Ältere Muster, die diese Verpflichtungen nicht berücksichtigen, enthalten diese Rubriken nicht. Das Ausfüllen eines veralteten Musters setzt den Verkäufer einem unvollständigen Dossier aus, ohne dass er es merkt.
Arbeitsfonds: den nicht rückzahlbaren Charakter präzisieren
Die Zeile “Arbeitsfonds” existiert in den meisten Mustern. Sie gibt den Betrag des vom Verkäufer gezahlten Anteils an. Was oft fehlt, ist der ausdrückliche Hinweis, dass dieser Betrag dem veräußern Eigentümer beim Eigentumsübergang nicht zurückerstattet wird.
Für den Käufer ändert diese Information die Preiswahrnehmung. Der Arbeitsfonds stellt eine dauerhaft vom Verkäufer zu tragende Last dar, kein Vermögen, das mit dem Anteil übertragen wird.
Ein Vorab-Datensatz im Word-Format ohne Verteilungsfehler ausfüllen
Der häufigste Fehler betrifft die Verteilung der Gebühren zwischen Verkäufer und Käufer. Möglicherweise haben Sie bereits den Mittelabruf für das laufende Quartal zum Zeitpunkt des Verkaufs bezahlt. Wer trägt was?
Die Regel hängt von der Art der Gebühren ab. Für den Haushaltsplan zahlt der Verkäufer die Rücklagen bis zum Tag vor der Übertragung. Der Käufer übernimmt ab dem Tag des Verkaufs. Für die in der Eigentümerversammlung beschlossenen Arbeiten ist das Datum der Fälligkeit jedes Mittelabrufs entscheidend für die Verteilung, es sei denn, im Kaufvertrag ist eine abweichende Klausel enthalten.
Ein gut gestaltetes Word-Muster trennt diese beiden Kategorien mit unterschiedlichen Zeilen. Das Mischen von Haushaltsplan und außergewöhnlichen Arbeiten in derselben Rubrik macht das Dokument für den Notar unleserlich und verzögert die Unterzeichnung.
Denken Sie auch daran, zu überprüfen, ob der angegebene Betrag der laufenden Gebühren dem letzten in der Eigentümerversammlung genehmigten Budget entspricht. Eine Diskrepanz zwischen dem angezeigten Budget und den tatsächlich vom Verwalter ausgestellten Abrufen schafft einen Zweifel, den der Käufer oder sein Notar systematisch anmerken wird.
Der Vorab-Datensatz bleibt ein Dokument, das der Verkäufer allein erstellen kann, vorausgesetzt, er hat seine Gebührenabrechnungen, die Protokolle der Versammlungen und ein strukturiertes Muster gemäß den aktuellen Anforderungen. Ein vollständiges Dokument bereits beim Kaufvertrag sichert die Widerrufsfrist und vermeidet Rückfragen beim Verwalter, die den Verkauf verlangsamen.