U verkoopt een appartement in mede-eigendom en uw notaris vraagt om een “voorlopige staat”. Dit document verzamelt de financiële en administratieve informatie die de koper moet ontvangen voordat hij de koopovereenkomst ondertekent. De verkoper kan dit zelf opstellen, zonder tussenkomst van de syndicus, mits hij beschikt over een betrouwbaar en actueel model.
Voorlopige staat en staat: twee documenten die niet verward moeten worden
De voorlopige staat komt in beeld op het moment van de belofte of de koopovereenkomst. Het omvat de documenten die zijn voorzien in artikel L721-2 van de bouw- en woningwet, ingevoerd door de ALUR-wet. De rol ervan: de koper informeren over de financiële situatie van de mede-eigendom en het verkochte lot voor de ondertekening van het voorcontract.
De staat komt later. Deze wordt door de notaris bij de syndicus opgevraagd voor de ondertekening van de authentieke akte. Dit document valt onder artikel 5 van het decreet van 17 maart 1967 en kan alleen door de zittende syndicus worden opgesteld.
De verwarring tussen de twee kan duur zijn. Veel verkopers laten de syndicus de voorlopige staat opstellen, terwijl er geen wettelijke verplichting is die dit vereist. De syndicus rekent dan kosten aan voor een dienst die de mede-eigenaar niet heeft besteld, en waarvan het bedrag sterk varieert van het ene kantoor naar het andere. Het zelf voorbereiden van dit document op basis van een leeg Word-model voor voorlopige staat op ImmoGuru voorkomt deze kosten en stelt u in staat om de controle over de verkoopplanning te behouden.
Verplichte inhoud van de voorlopige staat voor een overdracht in mede-eigendom
De voorlopige staat is geen officieel administratief formulier. Er is geen specifiek formaat dat door de wet wordt opgelegd. De inhoud is echter wel gereguleerd. U moet de koper een specifieke set informatie en documenten overhandigen.
De financiële kant van het verkochte lot
Dit is de kern van het document. De koper moet op de hoogte zijn van de boekhoudkundige situatie van het lot dat wordt overgedragen. Een goed gestructureerd Word-model voorziet in rubrieken voor elk van deze elementen:
- Vereiste provisies van de begroting en buitenbegroting uitgaven, met het bedrag van het aandeel van het lot
- Onbetaalde lasten van voorgaande boekjaren en bedragen die nog verschuldigd zijn door de verkopende mede-eigenaar aan de vereniging
- Staat van vereiste voorschotten, waaronder het voorschot van de kas (werkkapitaal) en de voorschotten verbonden aan een eventueel meerjarig werkplan
- Bedrag van het ALUR-werkfonds dat aan het lot is gekoppeld, met de vermelding dat deze bedragen niet aan de verkoper worden terugbetaald bij de verkoop
Deze laatste precisering is cruciaal geworden. Het werkfonds is sinds 2025 verplicht voor alle mede-eigendommen. De betaalde bedragen blijven toebehoren aan de vereniging van mede-eigenaren, ongeacht de eigendomsoverdracht.
Documenten die bij de overeenkomst moeten worden gevoegd
Naast de cijfers moet de verkoper verschillende stukken aan het dossier toevoegen. De koper kan zijn herroepingsrecht niet uitoefenen zolang deze documenten hem niet zijn overhandigd.
- Het reglement van mede-eigendom en de gepubliceerde wijzigingen
- De beschrijvende staat van de verdeling en de gepubliceerde wijzigingen
- De notulen van de algemene vergaderingen van de afgelopen drie jaar
- Het onderhoudsboek van de mede-eigendom
Een vergeten item in deze lijst blokkeert de verkoop niet, maar de herroepingstermijn van de koper begint niet te lopen. De overeenkomst blijft kwetsbaar zolang het dossier incompleet is.
Rubrieken die vaak ontbreken in oude modellen
De modellen voor voorlopige staat die online circuleren, volgen vaak de opzet van de vragenlijst die is goedgekeurd door de Hoge Raad van Notarissen. Deze opzet blijft een solide basis, maar weerspiegelt niet altijd de recente verplichtingen.
Twee rubrieken verdienen bijzondere aandacht als u een leeg Word-model downloadt om zelf in te vullen.
Collectieve energieprestatie en meerjarig werkplan
Een actueel model zou een rubriek voor de collectieve energieprestatie moeten bevatten: bestaan van de diagnose, datum van uitvoering, energieklasse die aan het gebouw is toegekend. Als er een meerjarig werkplan (PPT) is goedgekeurd of in ontwikkeling is, moet deze informatie ook in het document aan de koper worden verstrekt.
Modellen die vóór deze verplichtingen zijn opgesteld, bevatten deze rubrieken niet. Het invullen van een verouderd model stelt de verkoper bloot aan een incompleet dossier zonder dat hij het zelf beseft.
Werkfonds: verduidelijk de niet-terugvorderbare aard
De regel “werkfonds” komt in de meeste modellen voor. Het geeft het bedrag van het aandeel dat door de verkoper is betaald aan. Wat vaak ontbreekt, is de expliciete vermelding dat dit bedrag niet aan de verkoper wordt terugbetaald bij de overdracht.
Voor de koper verandert deze informatie de interpretatie van de prijs. Het werkfonds vormt een last die definitief door de verkoper wordt gedragen, geen actief dat met het lot wordt overgedragen.
Een voorlopige staat Word invullen zonder fouten in de verdeling
De meest voorkomende fout betreft de verdeling van de lasten tussen verkoper en koper. U heeft misschien al de oproep tot betaling voor het lopende kwartaal betaald op het moment van de verkoop. Wie betaalt wat?
De regel hangt af van het type lasten. Voor de begroting betaalt de verkoper de provisies tot de dag voor de overdracht. De koper neemt het vanaf de dag van de verkoop over. Voor de werkzaamheden die in de algemene vergadering zijn goedgekeurd, is de datum van vereiste betaling van elke oproep tot betaling bepalend voor de verdeling, tenzij er een andere clausule in de overeenkomst staat.
Een goed ontworpen Word-model scheidt deze twee categorieën met aparte regels. Het mengen van begroting en uitzonderlijke werkzaamheden in dezelfde rubriek maakt het document onleesbaar voor de notaris en vertraagt de ondertekening.
Vergeet ook niet te controleren of het bedrag van de lopende lasten dat is vermeld overeenkomt met de laatste begroting die in de algemene vergadering is goedgekeurd. Een discrepantie tussen de weergegeven begroting en de daadwerkelijk door de syndicus verzonden oproepen creëert een twijfel die de koper of zijn notaris systematisch zal opmerken.
De voorlopige staat blijft een document dat de verkoper zelf kan opstellen, op voorwaarde dat hij beschikt over zijn lastenoverzichten, de notulen van de vergadering en een model dat is gestructureerd volgens de huidige eisen. Een compleet document bij de overeenkomst waarborgt de herroepingstermijn en voorkomt heen en weer gaan met de syndicus die de verkoop vertraagt.