Dynamics NAV, früher Navision, ist eine integrierte Unternehmenssoftware (ERP), die von Microsoft für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie deckt die Buchhaltung, das Geschäftsmanagement, die Logistik und die Produktion innerhalb einer einzigen Datenbank ab. Die Bereitstellung und Konfiguration hängen stark vom gewählten Integrationspartner ab, was die Qualität der täglichen Nutzung beeinflusst.
Ende des Supports für NAV 2018: Ein Zeitplan, der Entscheidungen erfordert
Die letzte vermarktete Version, Dynamics NAV 2018, bleibt bis Januar 2028 im erweiterten Support von Microsoft. Nach diesem Datum werden keine funktionalen Korrekturen oder Sicherheitsupdates mehr veröffentlicht.
Ein zweiter Termin fällt auf den 30. April 2031: Microsoft beendet dann die Annual Service Plans (Enhancement Plan, Advantage Plan) und die Möglichkeit, neue unbefristete Benutzerlizenzen zu erwerben. Jedes Unternehmen, das nach 2031 noch auf NAV ist, hat keine Erweiterungsmöglichkeiten und kein Supportnetz mehr.
Dieses doppelte Ultimatum verändert die Natur der Entscheidung. Es geht nicht mehr darum, ob eine Migration zu Dynamics 365 Business Central sinnvoll ist, sondern darum, wann und wie sie durchgeführt werden soll. Um die Herausforderungen vor der Planung dieses Übergangs gut zu verstehen, ermöglicht die Nutzung der Software Dynamics NAV mit ASCI, zunächst das Beste aus dem Bestehenden während der verbleibenden Supportzeit herauszuholen.
Buchhaltung und Rechnungsstellung in Dynamics NAV: Was der Standard abdeckt
Das Finanzmodul von NAV verwaltet die Hauptbuchhaltung, die mehrdimensionale Kostenrechnung, Debitoren- und Kreditorenbuchungen, das Anlagevermögen und die Liquidität. Dieser Umfang ermöglicht es, alle finanziellen Ströme zu zentralisieren, ohne auf eine Drittanbieter-Buchhaltungssoftware zurückgreifen zu müssen.
Die elektronische Rechnungsstellung basiert auf strukturierten Formaten, die die Validierung und den automatischen Bankabgleich erleichtern. Kunden- und Lieferantenrechnungen folgen einem konfigurierbaren Validierungsprozess, mit der Verwaltung der Mehrwertsteuer nach Regelung und Land.
Bankabgleich und Zahlung
NAV integriert ein Modul für den Bankabgleich, das die Kontoauszüge im Standardformat importiert und dann eine automatische Zuordnung der Buchungen vorschlägt. Die Verarbeitung von Zahlungen, sei es per SEPA-Überweisung oder Lastschrift, wird direkt in der Verwaltung des Finanzmoduls konfiguriert.
Dieses Automatisierungsniveau reduziert den Zeitaufwand für sich wiederholende Buchhaltungsaufgaben erheblich. Die Finanzdaten bleiben in einem einzigen Referenzsystem konsolidiert, was die monatlichen und jährlichen Abschlüsse vereinfacht.
Rolle eines spezialisierten Integrators zur Optimierung der NAV-Prozesse
Ein standardmäßig geliefertes ERP deckt niemals genau die Geschäftsprozesse eines bestimmten Unternehmens ab. Die Diskrepanz zwischen der Standardkonfiguration und der operativen Realität ist genau das Einsatzgebiet eines Integrators.
Ein spezialisierter Integrator passt NAV an die bestehenden Prozesse an, nicht umgekehrt. Dies umfasst die Konfiguration der Validierungsströme, die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten und die Entwicklung zusätzlicher Module in C/AL oder AL je nach Version.
- Audit der Managementprozesse zur Identifizierung der Abweichungen zwischen dem Standard NAV und den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens
- Konfiguration der analytischen Dimensionen, der Kontenpläne und der Genehmigungsprozesse, die an die interne Organisation angepasst sind
- Schulung der Benutzer nach Rolle (Buchhalter, Einkaufsleiter, Lagerverwalter), um eine effektive Akzeptanz zu gewährleisten
- Korrektur- und Weiterentwicklungswartung, einschließlich der Überwachung der Microsoft-Supportfristen
Ohne diese Unterstützung nutzen Unternehmen ihr ERP nicht optimal. Sie umgehen das System mit parallelen Tabellen, was die Daten fragmentiert und die Fehleranfälligkeit erhöht.
Migration zu Business Central: Den Übergang von NAV vorbereiten
Dynamics 365 Business Central ist der Cloud-Nachfolger von NAV. Microsoft bietet Migrationsprogramme in Zusammenarbeit mit Partnern an, mit Rabatten von bis zu 30 % auf das Business Central-Abonnement für NAV-Kunden mit einem aktiven Erweiterungsplan.
Die Migration beschränkt sich nicht auf einen technischen Plattformwechsel. Sie erfordert eine Überprüfung der bestehenden Anpassungen, die Validierung der Kompatibilität spezifischer Entwicklungen und die Schulung der Teams auf einer neu gestalteten Benutzeroberfläche.
Was sich konkret ändert
Business Central funktioniert nativ in der Cloud, was die interne Serverinfrastruktur überflüssig macht. Die Updates werden von Microsoft automatisch zweimal jährlich bereitgestellt.
- Die Anpassungen in C/AL müssen in AL (der Programmiersprache von Business Central) neu geschrieben werden
- Drittanbieter-Erweiterungen, die auf NAV installiert sind, erfordern eine Überprüfung der Kompatibilität mit der Cloud-Umgebung
- Historische Daten (Buchungssätze, Artikelstammdaten, Lieferantenhistorie) können über spezielle Tools migriert werden, aber das Volumen und die Qualität der Daten bestimmen die Projektdauer
Die Migration mindestens 12 bis 18 Monate vor dem Ende des Supports zu planen, gibt Zeit, um die Daten zu bereinigen, die Prozesse zu testen und die Teams ohne zeitlichen Druck zu schulen.
Daten und Verwaltung: Die Zuverlässigkeit des Systems im Alltag aufrechterhalten
Der Wert eines ERP beruht auf der Zuverlässigkeit seiner Daten. Ein falsch ausgefülltes Feld in einem Artikelstamm oder ein falsch zugewiesenes Buchhaltungskonto breitet sich in allen nachgelagerten Buchungen aus: Rechnungen, Finanzberichte, Mehrwertsteuererklärungen.
Die tägliche Verwaltung von NAV erfordert strenge Eingaberegeln und eine regelmäßige Überprüfung der Datenkonsistenz. Die Zugriffsrechte nach Benutzerprofil beschränken Änderungen auf autorisierte Personen, was die Manipulationsfehler reduziert.
Die integrierten Reporting-Lösungen (Sichten nach Rolle, Dashboards, RDLC-Berichte) ermöglichen eine schnelle Erkennung von Anomalien. Eine ungewöhnliche Abweichung auf einem Aufwandskonto oder ein inkonsistenter Lieferantensaldo wird erkannt, bevor sie sich bei der Abschlussbuchung zu einem Buchhaltungsproblem entwickelt.
NAV bleibt ein leistungsfähiges Werkzeug für Unternehmen, die es während seiner Supportzeit richtig nutzen. Die Kombination aus angepasster Konfiguration, strenger Verwaltung und einem kompetenten Integrationspartner bestimmt die tatsächliche Qualität des erzielten Managements, weit mehr als die Version der Software selbst.